Wortmarke der Ruhr-Universität Bochum

Termin-Anmeldung über das Serviceportal sehr gut gestartet

06.11.2017

Die Grippeschutzimpfung ist für viele Menschen eine alljährliche Vorsorge - die Ruhr-Universität Bochum bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jedes Jahr im Oktober die Möglichkeit, sich kostenfrei gegen Grippeviren impfen zu lassen. Für die Betriebsärztin Frau Dr. Wiegand und ihr Team gab es in diesem Jahr dabei eine wesentliche Neuerung: Die Online-Anmeldung über das neue Serviceportal.

Um die Anmeldung zur alljährlichen Grippeschutzimpfung zu erleichtern, hat IT.SERVICES eine Online-Anmeldung im Serviceportal realisiert. Diese bietet sowohl für die Beschäftigten als auch für den arbeitsmedizinischen Dienst große Vorteile. Während im vergangenen Jahr alle Anmeldungen einzeln per E-Mail erfolgten und aufwendig beantwortet und verwaltet werden mussten, geschieht dies nun automatisch.

Automatisierte Terminbestätigung
Nachdem die Ankündigung für die neuen Termine über das Serviceportal erfolgte, wurden für zwei Tage im Oktober zahlreiche Termine zu verschiedenen Uhrzeiten für die Beschäftigten sichtbar aufgelistet. Die Anmeldung erfolgt ganz einfach über wenige Klicks. Eine automatische Antwort-E-Mail bestätigt den Termin und enthält zusätzlich mitzubringende PDF-Dokumente für den Patienten. „Die Arbeitserleichterung ist allein durch die automatisierte Antwort per E-Mail enorm“, so Frau Dr. Wiegand. Die händische Erstellung von Tabellen entfällt ebenfalls.

Teilnahmequote sehr positiv
Das Angebot der Grippeschutzimpfung wird seit vielen Jahren sehr gut von den Beschäftigten angenommen. So gingen in diesem insgesamt Jahr 294 Anmeldungen über das Serviceportal ein. Über 250 haben den Termin auch tatsächlich wahrgenommen. „Die Quote ist wirklich sehr gut, ähnlich wie in den letzten Jahren. Die Anmeldung über das Serviceportal wird also auch als verbindlich angesehen“, so Frau Dr. Wiegand. Wem doch noch etwas dazwischen kommt, kann den Termin über das Serviceportal ebenso einfach wieder absagen und ihn damit für andere freigeben. „Auf diese Funktion muss man gegebenenfalls im nächsten Jahr nochmal hinweisen, damit sie stärker genutzt wird“.

Positives Feedback
Auch bei den Beschäftigten kommt die Online-Anmeldung gut an: „Wir haben ausschließlich positive Rückmeldungen von unseren Patienten bekommen. Die Handhabung ist viel einfacher und angenehmer“, so Frau Dr. Wiegand.

Gerade bei der Grippeschutzimpfung ist eine vorherige Anmeldung aufgrund der begrenzten Menge an Impfstoff notwendig. Im nächsten Jahr möchte Frau Dr. Wiegand die Online-Anmeldung wieder nutzen: „Auf diese Art und Weise kann man auch Anmeldungen zu anderen Untersuchungen realisieren, z.B. bei der Bildschirmvorsorge oder bei den Untersuchungen der Medizinstudenten vor dem praktischen Jahr.“ Momentan erfolgt die Anmeldung für die Untersuchung vor dem praktischen Jahr noch telefonisch. „Jedes Jahr im Sommer steht das Telefon dann nicht mehr still. Das wäre eine starke Entlastung für uns“, so Frau Dr. Wiegand. Generell bietet sich das Anmeldeverfahren für all die Termine an, die von ihrer Dauer und Regelmäßigkeit abschätzbar sind.

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