Wortmarke der Ruhr-Universität Bochum

Datenschutzerklärung IT.SERVICES

Diese Datenschutzerklärung (Stand November 2018) gilt für die Teile der Webseiten von IT-SERVICES(ITS). Auf zentralen Seiten (auch www.ruhr-uni-bochum.de bzw. www.rub.de) gelten z. T. andere Datenschutzbedingungen, diese werden dort gesondert aufgeführt.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen:

Ruhr-Universität Bochum
Der Rektor
Universitätsstraße 150
44801 Bochum
Deutschland

Tel.: +49 234 32 201
Fax: +49 234 32 14201

E-Mail: webmaster@ruhr-uni-bochum.de
Webseite: https://www.ruhr-uni-bochum.de

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Dr. Kai-Uwe Loser
Universitätsstraße 150
44780 Bochum

Telefon: +49 234 32 28720

E-Mail: dsb@rub.de
Webseite: https://dsb.ruhr-uni-bochum.de/

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten mit Einwilligung der betroffenen Person ist Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Weiterhin Verarbeitung wir personenbezogenen Daten die für die Wahrnehmung unserer Aufgaben erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegen oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Wie lange speichern wir die Daten?

Wir löschen oder sperren Daten der betroffenen Person sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

2. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Welche Daten verarbeiten wir?

Bei jedem Aufruf unserer Internetangebotsseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Die folgenden Daten werden hierbei erhoben:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das Betriebssystem der Nutzerinnen und der Nutzer
  • Den Internet-Service-Provider der Nutzerinnen und der Nutzer
  • Die IP-Adresse der Nutzerinnen und der Nutzer
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Websites, von denen das System der Nutzerinnen und der Nutzer auf unsere Internetseite gelangt
  • Websites, die vom System der Nutzerinnen und der Nutzer über unsere Website aufgerufen werden

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Wie lange speichern wir die Daten?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 24 Stunden der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

3. Verwendung von Cookies

Welche Daten verarbeiten wir?

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzerin und Nutzers gespeichert werden. Ruft eine Nutzerin oder ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

  • Bevorzugte Schriftgröße
  • Bevorzugte Kontrastversion
  • Angemeldet am System (nur für Redaktion/Administration)
  • Ablaufdatum

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzerin oder des Nutzers zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot stetig optimieren.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO

Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerinnen oder Nutzer gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

4. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzerinnen oder Nutzer. Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

  • Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems der Nutzerinnen und der Nutzer
  • Die aufgerufene Webseite
  • Die Website, von der die Nutzerin oder der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
  • Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
  • Die Verweildauer auf der Webseite
  • Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der Ruhr-Universität Bochum. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und der Nutzer ermöglicht uns die gezielte Verbesserung unseres Webauftritts an die Bedürfnisse unserer Nutzerinnen und Nutzer. Durch die gewonnenen Daten sind wir in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzerinnen und Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten Rechnung getragen.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden. Die eingesetzten Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt.

Wir bieten unseren Nutzerinnen und Nutzern auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Hierzu müssen Sie dem entsprechenden Link folgen. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert die Daten des Nutzers nicht zu speichern. Löscht die Nutzerin oder der Nutzer den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss er den Opt-Out-Cookie erneut setzten. Alternativ können Sie die „Do-not-Track“-Einstellung in Ihrem Browser aktivieren.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy .

5. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Welche Daten verarbeiten wir?

Nehmen Sie elektronisch Kontakt zu uns auf, so werden die eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Im Zeitpunkt der Absendung über unser Kontaktformular weisen wir auf unsere Datenschutzerklärung hin und speichern zudem folgende Daten:

  • Die IP-Adresse der Nutzerin oder des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert.

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung der Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.

Die sonstigen während des Übermittlungsvorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen uns dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Wie lange speichern wir die Daten?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die während des Übermittlungsvorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Recht auf Widerspruch- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nehmen Sie per E-Mail-Kontakt mit uns auf, so kann können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

6. Unsere Dienstleistungen

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Des Weiteren speichern wir die Ablauf- und Zahlungsverläufe Ihrer Verträge.

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung und welche Rechtgrundlagen wenden wir an?

Wir verarbeiten Ihre Daten, um den Vertrag ausführen und unsere Dienstleistung erbringen zu können. Zur Erfüllung unseres Vertrags verarbeiten wir die Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit.b. Gleiches gilt bei vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen.

Wie lange speichern wir die Daten?

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedener Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten an denen wir uns zu halten haben. Wir orientieren uns zudem an die gesetzlichen Verjährungsfristen. Diese können zum Beispiel gem. § 195 BGB in der Regel 3 Jahre betragen, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre.

7. Veranstaltungen

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten aus Ihrer Anmeldung zu einer von Ihnen gewünschten Veranstaltung.

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Die von Ihnen angegebenen Daten werden für die Organisation und der Bereitstellung möglicher IT-Dienstleistung (z.B. WLAN) verarbeitet. Ihre Daten sind ausschließlich Personen zugänglich, die mit der Organisation der Veranstaltung betraut sind.
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder e DSGVO.

8. Bewerberdaten

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten Ihrer Bewerbung.

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Die zur Verfügung gestellten Daten verarbeiten wir im Prozess für die Stellenbesetzung der vakanten Stelle.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten ist §18 DSG NRW.

Wie lange speichern wir die Daten?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

9. Ausweiskopie

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten.

Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten amtlichen Ausweiskopien mit der Begründung und Änderung von Vertragsverhältnissen. Weiterhin identifizieren wir Sie über die amtlichen Ausweiskopien - beispielsweise bei Passwortrücksetzung.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer zur Verfügung gestellten Ausweiskopie ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO i.V.m Art. 20 Personalausweisgesetz.

Wie lange speichern wir die Daten?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 6 Monaten nach Abschluss der Identifizierung.

Wie lange speichern wir die Daten?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 6 Monaten nach Abschluss der Veranstaltung.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Das Recht auf Berechtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO. Bitte beachten Sie die Einschränkungen gem. der genannten Artikel der DS-GVO sowie der §§ 12 und 13 DSG NRW die beim Auskunfts- und Löschungsrecht gelten. Ein Recht auf Übertragbarkeit von Daten nach Art. 20 DSGVO besteht für die genannten Verarbeitungen nicht. Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, so haben Sie das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO.

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