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Dienstreise- und Urlaubsanträge bald online möglich

15.10.2018

Die Digitalisierung am Campus schreitet voran – und auch bei den Dienstreise- und Urlaubsanträgen soll es bald kein Papier mehr geben. Denn diese können dann ganz einfach online gestellt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Zentralverwaltung kennen bereits ein ähnliches Verfahren von den Urlaubsanträgen. Zukünftig soll das Verfahren für den gesamten Campus ausgerollt werden.

Pilotphase für Dienstreiseanträge erfolgreich beendet
„Geplant ist, nach einer erfolgreichen Pilotphase, sowohl den digitalen Urlaubsantrag als auch den digitalen Dienstreiseantrag universitätsweit auszurollen, damit diese im Arbeitsalltag notwendigen Instrumente jederzeit und von überall aus nutzbar sind. Wir erhoffen uns davon eine leichtere Handhabbarkeit und dadurch auch eine größere Kundenzufriedenheit“, so der Personaldezernent Abraham van Veen.

Die Fakultät für Psychologie und die Fakultät für Mathematik testeten bis Ende August das Verfahren für die Dienstreiseanträge auf Herz und Nieren, bevor es im Winter 2018 campusweit ausgerollt wird. Ralf Schermeier von Dezernat 3 ist stellvertretender Leiter des Projekts (Leitung: Thorsten Kröger) für die Dienstreiseanträge und sehr zufrieden mit den ersten Erfahrungen: „Die Pilotphase lief sehr gut. Die Fakultäten haben super mitgearbeitet und ein sehr hilfreiches Feedback gegeben, um die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren.“ Zurzeit werden noch einige Änderungen an den Hilfe-Texten vorgenommen und letzte technische Probleme beseitigt. „Die Verbesserung ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spürbar. Das Thema der Digitalisierung im Allgemeinen ist für manche jedoch noch ungewohnt und mit einer Umstellung verbunden. Prozesse, die jahrelang gleich waren, werden jetzt geändert“, so Schermeier.

Positives Feedback
Dennoch – das Feedback aus den Pilotgruppen ist positiv. Durch die Digitalisierung wird die Bearbeitungszeit der Anträge enorm verkürzt. Außerdem ist kein Papier mehr notwendig. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird der Prozess zudem deutlich transparenter. Sie werden stetig über den Stand ihres Antrags per E-Mail informiert und können diesen jederzeit im Portal einsehen. Dort stehen vier Bereiche zu Auswahl. Der/Die Mitarbeiter/in kann neue Anträge stellen, die bereits gestellten Anträge einsehen, gespeicherte Vorlagen nutzen sowie anderen Anträgen zustimmen oder diese ablehnen. Die Funktion der Vorlagen ist besonders für Sekretariate interessant, die Dienstreiseanträge für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zentral stellen. Das Portal für Dienstreiseanträge soll im Winter 2018 online gehen. Ein Termin für die Urlaubsanträge steht noch nicht fest.


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