FAQs: Frequently asked questions - häufig gestellte Fragen

Wie versende ich E-Mails an mehrere Empfänger?

Für den Versand einer Rund-/Massenmail schreiben Sie zwei E-Mails an postmaster@ruhr-uni-bochum.de.

E-Mail Nr. 1:
Erläutern Sie kurz, um welche Rundmail es sich handelt: Wer ist Auftraggeber? Was ist der Betreff? An wen soll die E-Mail geschickt werden [To:-Zeile (z.B. Alle Studierende der ...)]? Diese Informationen werden verwendet, um bspw. die organisatorischen Voraussetzungen zuordnen zu können. Den Betreff benötigen wir, um die Rundmail zu identifizieren (s.u.).

Eine Liste der Empfänger hängen Sie an diese E-Mail an. Die Liste kann aus Matrikelnummern oder E-Mail-Adressen bestehen (bitte nicht beides mischen). Sollten Sie den Fall haben, dass Sie die E-Mail sowohl an Matrikelnummern als auch an E-Mail-Adressen senden möchten, so hängen Sie zwei Listen an die E-Mail an. Die Liste sollte eine Klartextdatei sein, die jeweils einen Empfänger pro Zeile enthält. Bitte keine Excel-Tabellen, Word- oder PDF-Dateien.

E-Mail Nr. 2:
Die eigentliche Rundmail, und zwar genau so, wie Sie sie an die Empfänger versenden möchten. Dies ist (bis auf eine Ausnahme) wörtlich gemeint. Das einzige, was wir nachträglich ändern, ist die To:-Zeile, die durch den "sprechenden Kurztext" (s.o.) ersetzt wird.

Dies bedeutet insbesondere:

• Verwenden Sie den Absender (From:), der auch beim späteren Versand verwendet werden soll.
• Verwenden Sie das Reply-To:-Feld, damit die Antworten dem gewünschten Empfänger zugestellt werden.

Hinweise zur E-Mail:

• Versenden Sie Klartext- / Plaintext- / Nur-Text-E-Mails.
• Fassen Sie sich kurz. Je länger die E-Mail, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass sie komplett gelesen wird.
• Versenden Sie keine Anhänge. Laden Sie Ihre Daten auf einen Server und versenden Sie, wenn nötig, einen passenden Link.
• Verwenden Sie (nach Möglichkeit) eine digitale Signatur.