Datenschutzhinweise der Ruhr-Universität Bochum für das AI-Chat-Portal „GPT@RUB“

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „GPT@RUB“ informieren.

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die Ruhr-Universität Bochum. Weitere Kontaktangaben finden Sie in der zentralen Datenschutzerklärung unter www.rub.de/datenschutz.

Zweck der Verarbeitung

Das AI-Chat-Portal kann zur Informationsbeschaffung, Recherche, technischen und kreativen Unterstützung sowie Content-Erstellung genutzt werden. Es wird daher im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben für Forschung und Lehre eingesetzt. Das Portal ist an das Forschungsunternehmen OpenAI angebunden, die Ihren Sitz in den USA haben.

Studierende und Bedienstete der RUB können die Funktionen des Portals nutzen, indem sie sich mit ihrer RUB-LoginID und dem dazugehörigen Passwort anmelden.

Soweit personenbezogene Daten von Studierenden verarbeitet werden ist, Art 6 Abs. 1 lit. e DSGVO die Rechtsgrundlage. Für Beschäftigte wird der Dienst zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben bereitgestellt und § 18 DSG NRW und Art 6 Abs. 1 lit. b ist die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „GPT@RUB“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Für den Login ist Ihre RUB-ID und das Passwort erforderlich. Eingegebene Nutzerdaten werden über das Identity-Management der RUB auf eine Zugangsberechtigung geprüft. Die RUB-ID wird zusätzlich Server-seitig gespeichert und wird nicht an OpenAI übermittelt. Bei OpenAI existiert kein den einzelnen Nutzenden zugeordnetes Nutzungskonto.

Chatdaten: Es werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet auf deren Ausgangsbasis Antworten durch die Dienste von OpenAI erstellt werden. Weiterhin können Sie Ihre bislang getätigten Chatverläufe einsehen und nach entsprechenden Inhalten im Chat suchen.

Session-Cookies: Zur Feststellung von zusammenhängenden Anfragen bei der Nutzung des Services wird in der Applikation ein Session-Cookie gesetzt.

Nutzerpräferenzen: Zur sessionübergreifenden Speicherung von Einstellungen werden Nutzerdaten mit ausgewählten Einstellungen im Frontend verknüpft. Diese werden serverseitig gespeichert.

OpenAI ist angewiesen worden und hat zugesagt Chatverläufe nicht für das weitere Training der KI zu verwenden.

„GPT@RUB“ selbst verarbeitet die Texteingaben, die Sie über das Dialogfeld eingeben oder die Begriffe, die Sie in Chatverläufen suchen. Die Funktion zum kurzzeitigen Speichern von Chatverläufen muss in den Profileinstellungen aktiviert werden. Chatverläufe können bis zu 180 Tage gespeichert werden. Chatverläufe werden standardmäßig gegen 4:00 Uhr morgens automatisch und dauerhaft gelöscht.

Es ist zu vermeiden personenbezogene Daten von Dritten im Chat zu verwenden.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Chateingaben werden an OpenAI weitergereicht. Dabei werden keine Kennungen und IP-Adressen bei OpenAI ersichtlich. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Anmeldung im Portal „GPT@RUB“ erfolgen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Ihre eigenen Eingaben im Chat, die persönliche Daten enthalten, verarbeitet werden.

OpenAI hat vertraglich zugesagt die Verarbeitung innerhalb der europäischen Union durchzuführen. OpenAI ist weiterhin angewiesen worden und hat zugesagt Chatverläufe nicht für das weitere Training des Sprachmodells /der KI zu verwenden.
Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Speicherdauer von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung zur Erfüllung der o.g. Zwecke besteht. Haben Sie persönliche Chatverläufe in den Profileinstellungen aktiviert, können Chatverläufen nach persönlicher Einstellung für eine Höchstdauer von 180 Tagen gespeichert werden. Nach Ablauf des Zeitraums werden nicht abrechnungsrelevante Daten wie Nachrichten-, Audio und Bildinhalte sowie Metainformationen zur Session gelöscht. Haben Sie die Option nicht aktiviert, werden tagesaktuelle Sessions jeden Morgen gegen 4:00 Uhr dauerhaft gelöscht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die für die Ruhr-Universität zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.