1. Bundesvertrag – Microsoft 365

Zum Wintersemester 2021/2022 hat die Ruhr-Universität Bochum ein Microsoft 365 ohne Cloud-Dienste (wie z. B. Teams, OneDrive, SharePoint Online) für die dienstliche Nutzung und für Studienzwecke eingeführt. Vor diesem Zeitraum konnten Studierende und Lehrende direkt über Microsoft mit einer Selbstregistrierung Testlizenzen von Office 365 für die private Nutzung beziehen. Da Microsoft mit Start des neuen Bundesvertrages die Lizenzbestimmungen für Hochschulen in Deutschland geändert hat, musste die Ruhr-Universität Bochum diese Selbstregistrierung einstellen und die Administration übernehmen sowie gemietete Lizenzen einbuchen. Alle registrierten Nutzerinnen und Nutzer wurden per E-Mail über die bei der Registrierung hinterlegte E-Mail-Adresse angeschrieben. 

Wer kann sich für Microsoft 365 registrieren?

• Die Ruhr-Universität Bochum mietet für fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über das Personaldezernat gemeldet sind, sowie immatrikulierten Studierenden zentralfinanziert Lizenzen für Microsoft 365 aus dem Bundesvertrag. Mit der Registrierung erhalten Sie einen neuen Account in der Form vorname.nachname@ruhr-uni-bochum.de (in der Regel) und die entsprechende Lizenz, sodass das Office Microsoft-365-Abonnement (im Gegensatz zum Office Professional Plus aus dem Downgraderecht, siehe Informationen weiter unten auf dieser Webseite) auf mehreren Geräten genutzt werden kann. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (außer stud. Beschäftigte, SHK, WHK) können weiterhin eine Installation des lokalen Office Professional Plus mit Aktivierung via Lizenzserver nutzen, müssen dafür jedoch eine feste IP-Adresse registieren. Zur Registrierung geht es hier.   
  
  Folgende Gruppen sind gemäß Rektoratsentscheid zentralfinanziert:
   
  • Studierende (Student Benefit)
  • Studentisch Beschäftigte, studentische Hilfskräfte, wissenschaftliche Hilfskräfte (Student Benefit und entsprechende Zugriffslizenzen)
  • Beschäftigte, Lehrend Beschäftigte, Auszubildende, Praktikanten, Doktoranden mit Arbeitsvertrag, Gastwissenschaftler (volle Mitarbeiterlizenz)
     
• Weitere Mitarbeitergruppen, die den Zugriff auf Microsoft 365 benötigen, können die volle Mitarbeiter-Lizenz kostenpflichtig für ein Jahr oder den gesamten Vertrag im Campus-Software-Portal bestellen. Doktoranden mit Arbeitsvertrag und Gastwissenschaftler füllen das Bestellformular im Campus-Software-Portal ebenfalls aus, eine Berechnung erfolgt nicht. Mitarbeiter/innen aus Universitätskliniken, Alumni und weitere Externe sind nicht berechtigt, Microsoft-Produkte aus dem Bundesvertrag zu nutzen. Die private Nutzung jenseits vom Dienstgeschäft und studientechnischem Gebrauch ist mit den Lizenzen der RUB grundsätzlich untersagt.

Zentrale Cloud-Dienste nicht verfügbar
Das Microsoft 365 der Ruhr-Universität Bochum ist aus Datenschutzgründen nur eingeschränkt nutzbar: Die Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, lokales OneNote) können je fünf Mal auf Computern, Tablets und Mobiltelefonen aktiviert werden. Eine Nutzung der Cloud-Dienste wie OneDrive, SharePoint Online, Yammer, PowerBI etc. ist nach Beschluss des Rektorats zum aktuellen Zeitpunkt ausgeschlossen, bis bundesweit datenschutzrechtliche Lösungen gefunden werden, die den EU- und bundesdeutschen Datenschutzregeln entsprechen.

MS-Teams kann an der RUB selbst nicht genutzt werden, nur an anderen Einrichtungen (bitte beachten Sie die dortigen Datenschutzregeln). Bis zur abschließenden datenschutzrechtlichen Klärung dürfen spontane Videokonferenzen und Chats mit MS Teams von der RUB aus nicht gestartet werden; der übliche Funktionsumfang, inklusive Uploads und die Nutzung von Teams-Räumen, ist deaktiviert.

Sollten Sie MS-Teams trotz der bestehenden Einschränkungen an der RUB einsetzen, so beachten Sie bitte, dass Chat-Verläufe sowie Daten zu Videokonferenzen (z. B. Teilnehmernamen, Uhrzeit und Dauer) und ggf. weitere Daten in der Microsoft Cloud unter Verantwortung des Meeting-Organisators gespeichert werden.

Wie registriere ich mich für Microsoft 365?

Möchten Sie die RUB-Lizenz nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Registrieren Sie sich für Microsoft 365 über das Registrierungsformular und lesen Sie sich die Informationen während des Prozesses aufmerksam durch. Merken Sie sich den Acccountnamen, der Ihnen am Ende der Registrierung mitgeteilt wird. 
2. Warten Sie nach erfolgreicher Registrierung circa eine Stunde. So lange dauert die Erzeugung des neuen Accounts und die Zuweisung der RUB-Lizenz. Loggen Sie sich dann bei Microsoft mit Ihrem neuen Account ein (immer in der Form @ruhr-uni-bochum.de), der Ihnen bei erfolgreicher Registrierung angezeigt wurde. Geben Sie im Anschluss beim RUB Identity Provider Ihre RUB-LoginID und das zugehörige Passwort ein. 
3. Sie können nun die Applikationen installieren. Ist dies erledigt oder hatten Sie bereits eine Installation, öffnen Sie z.B. Word oder Excel und loggen sich dort mit Ihrem neuen Account und anschließend mit RUB-LoginID und dem dazu gehörigen Passwort ein. Loggen Sie sich, wenn nötig, vorher aus alten Accounts aus und nutzen Sie möglicherweise den Wiederherstellungs-Assistenten von Microsoft, um vorherige Accounts aus dem System zu entfernen.

Welche Produkte umfasst Microsoft 365 an der RUB?

Das Produktportfolio Microsoft 365 umfasst folgende Produkte:

• Office Microsoft-365-Abonnement (ohne Cloud-Dienste): Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access (nur für den PC verfügbar), Publisher, lokales OneNote. 
• zusätzlich Downgraderecht auf Office Professional Plus für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: eine Installation von Office Professional Plus (nicht für stud. Beschäftigte, SHK, WHK). Die Lizenzierung erfolgt über KMS-Server, seit März 2023 ist die Registrierung einer festen IP-Adresse nötig. Hier geht es zur Registrierung. 
• Windows 10 Upgrade (Upgrade von zugelassenen Betriebssystemen auf Windows Enterprise mit Software Assurance) für Dienstgeräte
• Zugriffslizenzen für Server (CAL)

Weitere Produkte (z.B. Windows Server, SQL-Server) können kostenpflichtig dazugemietet werden, interessierte Einrichtungen melden sich bitte über unser Ticketsystem. 

Bei den Betriebssystemen und Office Professional Plus-Produkten besteht ein Upgrade- und Downgrade-Recht. Lizenzierte Rechner müssen mindestens alle 30 Tage mit dem RUB-Netz (mindestens per VPN, nicht über Eduroam und nicht über HIRN-Port) verbunden sein, damit sich der Rechner mit dem Lizenzserver verbinden und die Berechtigung prüfen kann. Für Office Professional muss eine feste IP-Adresse der Uni registriert sein, Informationen und Anleitungen finden Sie in der entsprechenden News. Die Lizenzierung und Nutzung des Office Microsoft-365-Abonnements erfolgt über einen persönlichen Account.

Die Server-Zugriffslizenzen (CAL) erlauben allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die lizenziert sind, die Nutzung von Microsoft-Serverdiensten (z. B. Windows Server, Exchange, Sharepoint) - außer SQL-Servern, diese müssen separat lizenziert werden. Für studentisch Beschäftigte, SHK und WHK werden Windows Server CAL und SharePoint Enterprise CAL separat zentral lizenziert, weil diese standardmäßig nicht in der verwendeten Lizenz enthalten sind. Für SQL-Server müssen, falls sie nicht pro Core lizenziert sind, Geräte- und/oder Nutzer-CALs zusätzlich erworben werden.

Studierende erhalten lediglich ein Office Microsoft-365-Abonnement. 

Hinweis:
Die Betriebssystemlizenzen sind reine Upgrade-Lizenzen, d. h. Sie müssen eine gültige Betriebssystemlizenz für den Rechner, auf dem das Upgrade installiert werden soll, besitzen bzw. erwerben. Qualifizierende Betriebssysteme entnehmen Sie dieser Übersicht: Upgrade-Pfade auf Windows 10

Ein qualifizierendes Betriebssystem können Sie bei entsprechenden Händlern erwerben, beispielsweise Asknet, Cancom, SoftwareOne. Wir empfehlen, neue Geräte direkt mit einem Betriebssystem zu erwerben. 

Bitte bewahren Sie Windows-Lizenzschlüssel inklusive des Kaufnachweises sorgsam auf. Auch weitere Kaufnachweise müssen im Falle eines Audits vorgezeigt werden können. 

Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an m365@ruhr-uni-bochum.de.

Nutzungsberechtigung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der RUB, die zentral finanziert sind oder selbst eine Lizenz über das Campus-Software-Portal gemietet haben, sowie immatrikulierte Studierende sind berechtigt die Software für dienstliche und studientechnische Zwecke zu installieren und zu nutzen.

Office Microsoft-365-Abonnements dürfen Studierende sowie lizenzierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf je fünf Rechnern, Tablets oder Mobiltelefonen installieren. Eine Installation auf privaten Geräten für die dienstliche und studientechnische Nutzung ist zulässig.

Windows Upgrade-Lizenzen dürfen auf Dienstgeräten installiert werden, Office Professional Plus darf von lizenzierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (beinhaltet nicht stud. Beschäftigte, SHK, WHK) auf lediglich einem Dienstgerät pro lizenzierter Person installiert werden. Eine Installation auf privaten Geräten ist nicht zulässig. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss die Hauptnutzerin oder der Hauptnutzer (mindestens 50%) des Geräts sein. Auf gemeinsam genutzten Geräten oder Geräten für studentische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, SHK und WHK darf keine Mietlizenz von Office Professional Plus verwendet werden, hier muss Office 365 installiert oder Alternativen genutzt werden, etwa OpenSource-Produkte (z.B. Libre Office) oder Kauflizenzen von Office Professional Plus, z.B. über den Software-Shop der asknet AG. Gerätelizenzen von Office 365 dürfen nur auf öffentlichen, frei zugänglichen Lehr- und Lernräumen installiert werden.

Microsoft 365 darf ausschließlich in Forschung und Lehre eingesetzt werden, eine kommerzielle oder private Nutzung ist untersagt. Bei Verlassen der Universität darf die Lizenz nicht mehr genutzt werden.

Kosten

Kostenfrei für Studierende und bestimmte Mitarbeiter/innen-Gruppen. Weitere Mitarbeiter/innen-Gruppen zahlen 50 Euro pro Lizenzjahr pro Nutzer/in. 

Lizenzmodell

Mietlizenz

Lizenztyp

Einzelplatzlizenz, Nutzerlizenz

Laufzeit

Der aktuelle Lizenzvertrag läuft bis zum 30. April 2025.

Systemvoraussetzungen

Bitte informieren Sie sich auf der Herstellerseite über die Systemvoraussetzungen des jeweiligen Produktes.

2. Microsoft Select Plus for Academic Beschreibung

Mit dem Volumenlizenvertrag Select Plus for Academic können verschiedene Software-Produkte von Microsoft bedarfsorientiert mit oder ohne Software Assurance gekauft werden. Die Produkte aus diesem Vertrag laufen On-Premises (lokal auf den Rechnern) und nicht in der Cloud. Dies umfasst unter anderem eine Kauflizenz für Office Professional Plus (mit Downgraderecht). 

Nutzungsberechtigung

Mitarbeiter/innen der Ruhr-Universität Bochum dürfen die Microsoft-Produkte auf Dienstrechnern nutzen. Eine private Nutzung ist nicht zulässig. Für eine dienstliche Nutzung auf einem privaten Gerät muss eine kostenpflichtige Work-at-Home-Lizenz aus dem gleichen Vertrag erworben werden. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf die Lizenz nicht mehr verwendet werden.

Kosten

Kostenpflichtig (die genauen Preise können Sie produktspezifisch im Software-Shop der asknet AG einsehen). 

Lizenzmodell

Kauflizenz (optional mit Software Assurance)

Lizenztyp

• Einzelplatzlizenz
• Serverlizenz

Laufzeit

Der aktuelle Vertrag endet 2030. Die Software Assurance kann in der Regel für 24 oder 36 Monate abgeschlossen werden. 

Systemvoraussetzungen

Bitte informieren Sie sich auf der Herstellerseite über die Systemvoraussetzungen des jeweiligen Produktes.