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Microsoft

Produkte der Firma Microsoft können an der Ruhr-Universität Bochum aus zwei Verträgen bezogen werden: Im Bundesvertrag werden Lizenzen von zentraler Stelle gemietet, aus dem Select Plus Vertrag können die Einrichtungen nach Bedarf selbst beziehen.

  1. Bundesvertrag – Einführung von Office 365 (Projekt in Arbeit)
  2. Bundesvertrag – Allgemeine Informationen zur Nutzung
  3. Microsoft Select Plus

Hinweis zu MS Imagine
Seit der Ablösung der Software MS Imagine Premium durch Azure Dev Tools for Teaching am 11. Februar 2019 kann die Software nicht mehr bezogen werden.



Wichtige Hinweise für registrierte Nutzer/innen bei Office 365

Nutzen Sie aktuell eine kostenlose Testversion (siehe Informationen unter Punkt 1 dieser Webseite) von Microsofts Office 365 mit einer RUB-E-Mail-Adresse, ergeben sich zum 19. Juli 2021 zwei wesentliche Änderungen für Sie:

  1. Änderung des Anmeldenamens
    Zum 20. Juli 2021 ändert sich der Anmeldename, mit dem Sie sich beim Testangebot von Office 365 anmelden. Dies liegt an technischen Veränderungen der Infrastruktur, die wir vornehmen müssen, um ab Anfang August eigene Lizenzen anbieten zu können.

    - Haben Sie sich bislang mit vorname.nachname@rub.de angemeldet, lautet Ihr Nutzername ab sofort: vorname.nachname@rubde.onmicrosoft.com
    - Haben Sie sich bislang mit vorname.nachname@ruhr-uni-bochum.de angemeldet, lautet Ihr Nutzername ab sofort: vorname.nachname@ruhrunibochumde.onmicrosoft.com

    Das Passwort, das Sie bislang genutzt haben, bleibt bestehen. Haben Sie dieses vergessen, beachten Sie bitte Punkt 2 dieser Aufzählung. Wie bekannt gegeben, werden die Testversionen zum 1.9.2021 auslaufen, sodass eine Anmeldung mit den neuen Benutzernamen nur noch bis zum 30.08.2021 möglich ist.
     
  2. Passwort vergessen?
    Ab dem 19. Juli 2021 lassen Sie Ihr Passwort für das Microsoft-Konto, mit dem Sie bei der Testversion von Office 365 registriert sind, direkt über IT.SERVICES zurücksetzen. Die RUB übernimmt zu diesem Datum die Administration der beiden Verzeichnisse, die unter den E-Mail-Adressen @ruhr-uni-bochum.de und @rub.de laufen. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wenden Sie sich bitte schriftlich per E-Mail an unseren M365-Support (m365@ruhr-uni-bochum.de) unter Angabe der registrierten E-Mail-Adresse.

Bei weiteren Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren M365-Support.


1. Bundesvertrag – Einführung von Office 365 (Projekt in Arbeit)

Zum Wintersemester 2021/2022 führt die Ruhr-Universität Bochum ein Office 365 ohne Cloud-Applikationen (wie z. B. Teams, OneDrive, SharePoint Online) für die dienstliche Nutzung und für Studienzwecke ein. Bislang konnten Studierende und Lehrende direkt über Microsoft mit einer Selbstregistrierung Testlizenzen von Office 365 für die private Nutzung beziehen. Da Microsoft mit Start des neuen Bundesvertrages die Lizenzbestimmungen für Hochschulen in Deutschlang geändert hat, muss die Ruhr-Universität Bochum diese Selbstregistrierung einstellen und die Administration des Office 365 übernehmen sowie gemietete Lizenzen einbuchen. Alle registrierten Nutzerinnen und Nutzer werden per E-Mail über die bei der Registrierung hinterlegte E-Mail-Adresse angeschrieben. 
 

Was bedeutet das für Sie? 
Die Übernahme der Administration durch die RUB hat drei große Änderungen zur Folge:

  • Alle Nutzerinnen und Nutzer mit einer Registrierung bei Microsoft mit einer @ruhr-uni-bochum.de oder @rub.de-Mailadresse werden den Zugang zu der Testversion von Office 365 vonseiten Microsofts zum 01.09.2021 verlieren und haben keinen Zugang mehr zu den Programmen und den in der Cloud gespeicherten Daten. Anleitungen zur Sicherung der Daten sowie Alternativen zur Datenablage finden Sie weiter unten auf dieser Webseite.
     
  • Die Ruhr-Universität Bochum mietet für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über das Personaldezernat gemeldet sind, sowie immatrikulierten Studierenden Lizenzen für Office 365 aus dem Bundesvertrag, sodass diese sich voraussichtlich ab August 2021 direkt bei uns registrieren können und eine ununterbrochene Nutzung der Software möglich ist. Informationen zum Registrierungsprozess folgen zeitnah auf dieser Webseite. Weitere Mitarbeitergruppen können sich für eine Lizenz auf eine Warteliste einschreiben. Das Rektorat entscheidet zeitnah über die Zulassung/Nachlizenzierung dieser Personengruppen. Alumni und weitere Externe sind nicht berechtigt, Office 365 von der RUB zu nutzen. Die private Nutzung ist mit den Lizenzen der RUB grundsätzlich untersagt, für diesen Fall muss bei Microsoft eine entsprechende Lizenz gemietet oder auf Alternativen ausgewichen werden.
     
  • Das Office 365 der Ruhr-Universität Bochum ist aus Datenschutzgründen nur eingeschränkt nutzbar: Die Office-Applikationen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) können je fünf Mal auf Computern, Tablets und Mobiltelefonen aktiviert werden. Eine Nutzung der Cloud-Applikationen wie OneDrive, Teams, SharePoint Online, Yammer, PowerB etc. ist nach Beschluss des Rektorats zum aktuellen Zeitpunkt ausgeschlossen, bis bundesweit datenschutzrechtliche Lösungen gefunden werden, die den EU- und bundesdeutschen Datenschutzregeln entsprechen. 
     

So sichern Sie Ihre Daten

Die Ruhr-Universität Bochum ist nicht verantwortlich für die Nutzung von Office 365 aus dem Testangebot von Microsoft sowie für die Daten, die Sie in der Cloud gespeichert haben. Zudem hat IT.SERVICES zu diesen Daten keinerlei Zugang. Der Vertrag für die private Nutzung der Testversion besteht zwischen Ihnen und Microsoft. Die in OneDrive, Teams oder SharePoint Online vorhandenen Daten können daher seitens der RUB nicht gesichert oder in ein anderes Cloud-Angebot übertragen werden. Hier muss jeweils eine individuelle Lösung gefunden werden (eigenes Backup der Daten). Eine Unterstützung der RUB kann mangels Kapazitäten nicht erfolgen. Untenstehend finden Sie hilfreiche Links für die Datensicherung. Bei Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte an den Support von Microsoft, da dieser rechtlich und technisch der korrekte Ansprechpartner ist.

Alternativen an der RUB, um die Daten nicht nur lokal vorhalten zu können, sind beispielsweise:

  • Fileservice
  • Sciebo
  • SharePoint Team-Sites (nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
     

Wie funktioniert die Nutzung von Office 365 über die RUB?

Voraussichtlich ab August 2021 können sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die durch das Personaldezernat gemeldet sind, sowie alle ordentlich eingeschriebenen Studierenden für das Office 365 ohne Cloud-Applikationen registrieren. Die Nutzung der Software erfolgt im Anschluss via Login über Shibboleth mit Ihrer RUB-LoginID und dem entsprechenden Passwort. An Microsoft werden folgende Daten übermittelt: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse. Microsoft selbst erhebt zudem anonymisiert Telemetriedaten (Nutzungsdaten) zum Gebrauch der Software. Genauere Informationen werden Ihnen bei der Registrierung zur Verfügung gestellt.

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht weiterhin Office Professional Plus mit Lizenzierung via KMS-Server (siehe 2. Bundesvertrag – Allgemeine Informationen zur Nutzung) für die dienstliche Nutzung zur Verfügung. Ab dem 01.01.2022 ist der Zugriff auf die jeweiligen Lizenzserver allerdings nur noch auf Antrag unter Angabe einer IP-Adresse möglich, um lizenzrechtliche Vorgaben des Herstellers einhalten zu können (eine Installation pro lizenzierte Person). Ein Umstieg auf Office 365 ist freiwillig. 


2. Bundesvertrag – Allgemeine Informationen zur Nutzung

Folgende Produkte stehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der RUB im Bundesvertrag ab dem 1.5.2021 zur Verfügung:

  • Upgrade von zugelassenen Betriebssystemen auf Windows Enterprise mit Software Assurance
     
  • Office 365 (ab Freigabe, siehe oben) auf je fünf Computern, Tablets und Mobiltelefonen
     
  • 1 Installation von Office Professional Plus (nicht für stud. Mitarbeiter/innen, SHK, WHK). Die Lizenzierung erfolgt über KMS-Server; ab dem 1.1.2022 wird der Zugriff nur noch auf Antrag mit IP-Adresse möglich sein.
     
  • Server-Zugriffslizenzen (CAL) 

Bei den Betriebssystemen und Office-Produkten besteht ein Upgrade- und Downgrade-Recht. Lizenzierte Rechner müssen mindestens alle 30 Tage mit dem RUB-Netz (mindestens per VPN, nicht über eduroam und nicht über HIRN-Port) verbunden sein, damit sich der Rechner mit dem Lizenzserver verbinden und die Berechtigung prüfen kann.

Die Server-Zugriffslizenzen (CAL) erlauben allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die über das Personaldezernat gemeldet sind, die Nutzung von Microsoft-Serverdiensten (z. B. Windows Server, Exchange, Sharepoint) - außer SQL-Servern. Für studentische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, SHK und WHK werden Windows Server CAL und SharePoint Enterprise CAL separat zentral lizenziert, weil diese standardmäßig nicht in der verwendeten Lizenz enthalten sind. Für SQL-Server müssen, falls sie nicht pro Core lizenziert sind, Geräte- und/oder Nutzer-CALs zusätzlich erworben werden.

Hinweis:
Die Betriebssystemlizenzen sind reine Upgrade-Lizenzen, d. h. Sie müssen eine gültige Betriebssystemlizenz für den Rechner, auf dem das Upgrade installiert werden soll, besitzen bzw. erwerben. Qualifizierende Betriebssysteme entnehmen Sie dieser Übersicht (für die RUB gilt die letzte Spalte): Upgrade-Pfade auf Windows 10

Ein qualifizierendes Betriebssystem können Sie im Software-Shop der Asknet AG erwerben.

Bitte bewahren Sie Windows-Lizenzschlüssel inklusive des Kaufnachweises sorgsam auf. Auch weitere Kaufnachweise müssen im Falle eines Audits vorgezeigt werden können. 

Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an software@ruhr-uni-bochum.de.

Nutzungsberechtigung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der RUB, die über das Personaldezernat gemeldet sind, sind berechtigt die Software auf dienstlichen Geräten zu installieren und zu nutzen. Windows Upgrade-Lizenzen dürfen auf mehreren Dienstgeräten installiert werden, Office Professional Plus darf von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (beinhaltet nicht stud. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, SHK, WHK) auf einem Dienstgerät installiert werden. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss die Hauptnutzerin oder der Hauptnutzer (mindestens 50%) des Geräts sein. Auf gemeinsam genutzten Geräten oder Geräten für studentische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, SHK und WHK darf kein Office Professional Plus verwendet werden. Lizenzen für diese oder weitere Installationen (z. B. Zweitinstallationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern) sind kostenpflichtig hinzuzukaufen (z. B. über den Software-Shop der asknet AG) oder es müssen Alternativprodukte eingesetzt werden. Ist ein Office 365 über die RUB eingeführt, dürfen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über das Personaldezernat gemeldet sind sowie stud. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, SHK und WHK, ein Office 365 auf je fünf Rechnern, Tablets oder Mobiltelefonen für die dienstliche Nutzung installieren. Eine Installation auf privaten Geräten (gilt nur für Office Professional Plus) oder für private Zwecke (umfasst alle Produkte) ist nicht zulässig.
Die Lizenz darf ausschließlich in Forschung und Lehre eingesetzt werden, eine kommerzielle Nutzung ist untersagt. Bei Verlassen der Universität darf die Lizenz nicht mehr genutzt werden.

Kosten

Kostenfrei

Lizenzmodell

Mietlizenz

Lizenztyp

Einzelplatzlizenz

Laufzeit

Der aktuelle Lizenzvertrag läuft bis zum 30. April 2025. 

Systemvoraussetzungen

Bitte informieren Sie sich auf der Herstellerseite über die Systemvoraussetzungen des jeweiligen Produktes.


Download

Bestellung und Download der Software erfolgen über das Campus-Software-Portal.

Hinweis: Eine Aktivierung der Lizenzen ist lediglich aus dem RUB-Netz möglich. Beim Zugang über eduroam müssen Sie zusätzlich einen VPN-Tunnel aufbauen. KMS-Port: 1688

Campus-Software-Portal


3. Microsoft Select Plus for Academic Beschreibung

Mit dem Volumenlizenvertrag Select Plus for Academic können verschiedene Software-Produkte von Microsoft bedarfsorientiert mit oder ohne Software Assurance gekauft werden. Die Produkte aus diesem Vertrag laufen On-Premises (lokal auf den Rechnern) und nicht in der Cloud. Dies umfasst unter anderem eine Kauflizenz für Office Professional Plus 2019 (mit Downgraderecht). 

Nutzungsberechtigung

Mitarbeiter/innen der Ruhr-Universität Bochum dürfen die Microsoft-Produkte auf Dienstrechnern nutzen. Eine private Nutzung ist nicht zulässig. Für eine dienstliche Nutzung auf einem privaten Gerät muss eine kostenpflichtige Work-at-Home-Lizenz aus dem gleichen Vertrag erworben werden. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf die Lizenz nicht mehr verwendet werden.

Kosten

Kostenpflichtig (die genauen Preise können Sie produktspezifisch im Software-Shop der asknet AG einsehen). 

Lizenzmodell

Kauflizenz (optional mit Software Assurance)

Lizenztyp
  • Einzelplatzlizenz
  • Serverlizenz
Laufzeit

Unbegrenzt 
Bis zu drei Jahre für die Software Assurance 

Systemvoraussetzungen

Bitte informieren Sie sich auf der Herstellerseite über die Systemvoraussetzungen des jeweiligen Produktes.


Download

Die Microsoft-Produkte aus dem Select Plus-Vertrag können im Software-Shop der asknet AG bestellt werden. 

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