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Identity Management (IDM)

Das Identity Management, kurz IDM, schafft an der RUB die Grundlage für die Digitalisierung.

Die Tage von Vordrucken und Unterschriften auf Papier sind gezählt. Doch auch bei elektronischen Prozessen ist es wichtig, dass Informationen nur autorisierten Personen zur Verfügung gestellt werden. Es muss nachvollzogen werden können, wer zum Beispiel einen Antrag gestellt oder eine Genehmigung erteilt hat. Das erlaubt die digitale Identität, die eindeutig und genau einer tatsächlichen Person zugeordnet ist. Im Identity Management wird über eine RUB-LoginID erfasst und verwaltet, mit welchen Berechtigungen eine Identität ausgestattet ist. Diese Informationen werden angeschlossenen Systemen zur Verfügung gestellt. Damit bildet das Identity Management die Grundlage für digitale Prozesse.

Datenanpassung für die Digitalisierung

Der Datenbestand der Identitäten an der RUB muss den Anforderungen der fortschreitenden Digitalisierung angepasst werden. Dazu sind u. a. auch Informationen notwendig, die früher nicht benötigt wurden. Außerdem müssen vorhandene Daten bereinigt und korrigiert werden. Dies geschieht soweit es geht automatisch. Wo dies jedoch nicht möglich ist, ist die Mitarbeit der Nutzerinnen und Nutzer gefragt. Im Bedarfsfall werden die betroffenen Nutzerinnen und Nutzer von IT.SERVICES kontaktiert.

Wichtige Hinweise
Mediziner

Ab dem 4. Oktober 2021 erhalten Mitglieder der medizinischen Einrichtungen der RUB eine E-Mail mit dem Status ihrer Berechtigungsverlängerung. Bitte befolgen Sie ggf. die Hinweise in der E-Mail.

FAQ

Im Rahmen dieser Datenanpassung treten häufig Fragen auf, die wir in unseren FAQ zusammengestellt haben. 

Allgemein

Ein Account (RUB-LoginID) wird benötigt, um an digitalen Prozessen teilzunehmen, z.B. um E-Mails abzurufen. Der Account ist quasi das Gegenstück einer realen Person in der digitalen Welt – die digitale Identität. Durch die Anmeldung mit der RUB-LoginID und dem zugehörigen Passwort kann ein digitales System genau identifizieren und verifizieren, welche (reale) Person sich an einem digitalen Prozess anmeldet.

Die RUB muss sicherstellen, dass nur Berechtigte digitale Services der RUB nutzen. Dies ergibt sich u.a. aus Anforderungen der Informationssicherheit, des Datenschutzes, des Lizenzrechts, etc. Deswegen wird ein Account deaktiviert, wenn die Nutzungsberechtigung einer Person ausläuft, z.B., weil das Studium oder die Mitarbeit an der RUB beendet wurde.

Die Accounts bestimmter Personengruppen, z.B. die von Studierenden und Beschäftigten, werden automatisch über Meldungen aus der Studierenden- bzw. Personaldatenbank verlängert. Bei anderen Personengruppen ist eine automatische Verlängerung nicht möglich. Deswegen werden diese Accounts befristet angelegt und können vor Ablauf des Fristendes verlängert werden, wenn weiterhin eine Nutzungsberechtigung besteht.


Beschäftigte, ehem. Beschäftigte und Lehrende

Normalerweise werden die Berechtigungen an den Accounts von Beschäftigten automatisch verlängert. Aufgrund von Fehlern in der Datenbank (bspw. Tippfehler) kann es dazu kommen, dass versehentlich auch einzelne aktuell Beschäftigte bestätigen müssen, dass sie die Berechtigungen für Beschäftigte noch benötigen. Nutzen Sie dazu bitte das Online-Formular. Wenn Sie im Bestätigungsformular anklicken, dass Sie aktuell an der RUB angestellt sind, wird der Fehler in der Datenbank korrigiert.

In unserem Datenbestand können wir erkennen, dass Ihr Angestellten-Verhältnis beendet ist. Wir können jedoch nicht erkennen, ob Sie noch in anderer Funktion (z.B. als Privatdozent) für die RUB tätig sind. Damit wir sicherstellen können, dass Sie in einem solchen Fall arbeitsfähig bleiben, bitten wir um eine entsprechende Rückmeldung. Nutzen Sie dazu bitte das Online-Formular.


Mitglieder der med. Einrichtungen der RUB

Das bisherige Verfahren, bei dem jede/r einzelne Nutzer/in zur Verlängerung des Accounts regelmäßig einen aktuellen Arbeitsvertrag vorlegen musste, wird zum 01.04.2021 durch ein neues Verfahren abgelöst:
Die Träger des Universitätsklinikums melden nun zentral, jeweils zum 31.3. und 30.9., welche MitarbeiterInnen bei ihnen in Forschung und Lehre tätig sind. Daraufhin wird der Account für die Gemeldeten für sechs Monate verlängert. Personen, die nicht mehr an der Klinik beschäftigt sind und deswegen nicht gemeldet werden, erhalten entsprechend keine Verlängerung ihres Accounts.

Zum 31.03.2021 geht die Verantwortung für die Verlängerung der Accounts für Angestellte des Universitätsklinikums an die Kliniken über. Sie melden der RUB, welche Accounts verlängert werden sollen. Bei der Meldung Ihres Namens scheint es zu Problemen gekommen zu sein. Bitte melden Sie sich zur Klärung unter Angabe Ihrer RUB-LoginID beim Ansprechpartner Ihrer Klinik. Mit der einmaligen Nennung Ihrer RUB-LoginID an den Ansprechpartner Ihrer Klinik ist zukünftig eine reibungslose Verlängerung gewährleistet.


Kontakt

Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet werden konnte, wenden Sie sich bitte an unser Helpdesk.

Servicecenter IA E0 Raum 95/150 
Tel.: +49 (0)234 32-24025
Fax: +49 (0)234 32-14349
E-Mail: its-helpdesk@ruhr-uni-bochum.de

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