Als Universität benötigt die RUB ein gesamtorganisatorisches Konzept für die E-Mail-Nutzung. Für die große und stetig wachsende Community werden sich viele Vorteile ergeben: Die klare Aufteilung macht sofort deutlich, in welcher Rolle jemand kommuniziert. Der Namensraum für die Adressenvergabe – in dem es seit den 90er Jahren eng geworden ist und bei dem viele Vor-/Nachnamenkombinationen vergeben sind – erweitert sich erstmals wieder. Grundsätzlich werden durch passende Subdomains gezieltere Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten geschaffen. Das neue Konzept dient nicht zuletzt der Sicherheit und wird auch die Digitalisierung der RUB in allen Bereichen wesentlich unterstützen.

Das neue E-Mail-Konzept soll die E-Mail-Kommunikation an der RUB vor allem transparenter gestalten. Zum einen wird durch die neuen Subdomains ersichtlich, in welcher Rolle eine Person von der RUB schreibt. Handelt er/sie als Studierende*r, als an der RUB Tätige*r oder als Ehemalige*r? Zum anderen soll ersichtlich sein, ob die Person noch aktiv für die RUB tätig ist oder nicht. Diese Transparenz würde durch eine individuelle Lösung für all jene, die bereits eine alte E-Mail-Adresse der RUB haben, nicht mehr funktionieren.

Weiterhin würde das Problem des engen Namensraums dadurch nicht gelöst werden. Die RUB muss auch an zukünftige Studierende und Mitarbeiter*innen denken, die eine E-Mail-Adresse mit ihrem Namen erhalten sollen, für die Zeit, in der sie an der RUB studieren oder tätig sind.

Ab der Umstellung können Sie für ein Jahr in Ihrem Postfach auch die E-Mails empfangen, die an die @ruhr-uni.bochum.de-Adresse adressiert sind. Ausnahmeregelungen bestehen für Wissenschaftler*innen (siehe FAQ für Ehemalige).

Die genaue technische Umsetzung steht noch nicht fest. Alle Betroffenen werden rechtzeitig informiert.

Nein, denn manche RUB-Angehörige benötigen ihre RUB-Adresse nach dem Verlassen der RUB nicht mehr. Über die genaue Umsetzung der Umstellung werden alle Betroffenen rechtzeitig informiert.

Nein. Bei RUB-externen Plattformen müssen Sie die E-Mail-Adresse selbst ändern. Wir raten an dieser Stelle dringend davon ab, die @ruhr-uni-bochum.de- oder @edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse für Online-Dienste wie Amazon, Ebay und Co. zu nutzen. Die Einschreibeordnung der RUB regelt bereits jetzt klar, dass die RUB-Adresse nur für dienstliche oder Studienangelegenheiten bestimmt ist.

Nein. Noch müssen und können Sie keine Postfächer beantragen – viele der Umstellungsprozesse sind noch in technischer Klärung. Bitte haben Sie Geduld, Sie werden rechtzeitig über Ihr Postfach zum genauen Vorgehen benachrichtigt.

Ja, E-Mail-Adressen können nach einer Ruhezeit von fünf Jahren erneut vergeben werden. Dies ist vor allem für die Erweiterung des Namensraums notwendig.

Es ist notwendig nach außen sichtbar zu demonstrieren, in welchem Verhältnis ein*e Absender*in zur RUB steht. Ob etwa ein*e Absender*in aktive*r oder ehemalige*r Beschäftigte*r ist, kann in vielen Kommunikationssituationen für die gebotene Klarheit sorgen und helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Gerade für die Wissenschaft ist in der verunsichernden Informationslandschaft von heute eine möglichst verlässliche Kommunikation geboten. Eine höhere Transparenz bei der Identität von Absender*innen ist ein Beitrag dazu.

Wer die RUB verlassen hat, erhält nicht automatisch eine Alum-Adresse, sondern kann sie beantragen. Außerdem müssen Ehemalige alle zwei Jahre bestätigen, dass die E-Mail-Adresse noch benötigt wird. Erfolgt innerhalb einer Frist keine Bestätigung, wird der Account deaktiviert. Durch diesen Prozess entzerrt sich der Namensraum nach und nach.

Einige Organisationseinheiten, wie z. B. Fakultäten, nutzen eigene Subdomains und können diese weiterhin tun. Für die offizielle Kommunikation wird weiterhin die zentrale RUB-Adresse genutzt.

Das Konzept wurde in der Nutzervertretung von IT.SERVICES sowie im Senat vorgestellt. In beiden Gremien sind Vertreter*innen aller Statusgruppen vertreten. Bei der Entwicklung des Konzepts wurden die Interessen aller Gruppen einbezogen, Argumente sorgfältig abgewogen und der bestmögliche Kompromiss gefunden.

Wer den Zugriff auf sein Postfach verliert, weil die Nutzungsberechtigung endet (z. B. nach Exmatrikulation), kann eine einjährige Verlängerung der Nutzungsberechtigung beantragen. So können dienstliche oder studentische Angelegenheiten abschließend erledigt werden. Nach der Deaktivierung einer Adresse ruht sie für fünf Jahre und kann erst dann neu vergeben werden. Es sollte also ausreichend Zeit gegeben sein, um zum Beispiel verknüpfte Accounts umzustellen und Kontakte zu informieren.

Dienstliche und studentische (private) E-Mails unterliegen datenschutzrechtlich anderen Anforderungen. Wenn diese E-Mails durch getrennte Postfächer voneinander getrennt sind, ist eindeutig, wie mit den E-Mails z. B. nach dem Verlassen der RUB umgegangen werden muss.

In der Einschreibeordnung ist festgelegt, dass die RUB-Adresse primär für Verwaltungszwecke verwendet werden soll. Des Weiteren ist der Benuterordnung von IT.SERVICES zu entnehmen, dass die private Nutzung nur in einem geringen Maß geduldet wird.

Die klare Aufteilung soll Transparenz schaffen, da auf einen Blick deutlich wird, in welcher Rolle jemand kommuniziert. Personen, die studieren und an der RUB arbeiten, erhalten für beide Bereiche ein eigenes Postfach. So bleibt der Datenschutz gewahrt und dienstliche und studentische Korrespondenz vermischen sich nicht mehr in einem Postfach.

Studierende können nach dem Verlassen der RUB eine @alum.ruhr-uni-bochum.de-Adresse nutzen. Nur Personen, die als Wissenschaftler*innen an der RUB tätig waren, können über die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben.

Es ist möglich, die Anzeige der Absende-Adresse über die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms und im Webmail Klienten auf Ihre @edu-Adresse umzustellen. Im Webmail Klienten klicken Sie auf „Einstellungen“ und wählen dann „Identitäten“ aus. Über den Button „Erstellen“ können Sie eine weitere Identität mit Ihrer E-Mail-Adresse @edu.ruhr-uni-bochum.de erstellen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie anschließend im „Von“-Feld aus allen gespeicherten Identitäten auswählen.
 
Bitte beachten Sie, dass sich die Umstellung nur auf den E-Mail-Versand Ihres E-Mail-Programms bezieht. Bei allen anderen Diensten, die die E-Mail-Adresse als Anmeldename verwenden, müssen Sie weiterhin die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse als Anmeldename nutzen (z. B. Sciebo).
 
Signatur/Zertifikat
Wenn Sie nach der oben beschriebenen Umstellung signierte E-Mails verschicken wollen, beachten Sie bitte, für die @edu-Adresse ein entsprechendes Zertifikat zu beantragen.

Ja, dezentrale Subdomains von Organisationseinheiten können weiterhin zusätzlich für kommunikative Zwecke genutzt werden. Zur offiziellen Kommunikation, auch in digitalen Prozessen, wird wie bisher auch die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse genutzt, um den Informationsfluss und die Prozesssicherheit zu gewährleisten. Beschäftigte sind deswegen verpflichtet, dieses Postfach regelmäßig zu überprüfen.

Wenn die Nutzungsberechtigung durch Auslaufen des Arbeitsvertrages endet, kann eine Karenzzeit beantragt werden, in der das Postfach weiterhin genutzt werden kann. Dies ist auch zur Überbrückung zwischen zwei Arbeitsverträgen möglich, wenn diese nicht zeitlich direkt aneinander anknüpfen. 

Auch nach dem Verlassen der RUB können Wissenschaftler*innen über die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben. Sie erhalten auf Antrag ein @alum.ruhr-uni-bochum.de-Postfach, über das der Empfang von E-Mails an die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse eingerichtet wird. Das Versenden von E-Mails ist ausschließlich über die @alum.ruhr-uni-bochum.de-Adresse möglich. Bei der Antragstellung müssen sich die Wissenschaftler*innen verpflichten, ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu verwenden. Wissenschaftler*innen, die in Rente gehen, können ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse auf Antrag weiterhin für den Versand sowie den Empfang von E-Mail nutzen. Nicht-Wissenschaftler*innen steht diese Option nicht offen.

Personen, die in absehbarer Zeit und vor Umsetzung des Konzepts die RUB verlassen, können ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse zunächst weiternutzen. Mit der Umstellung werden die betroffenen Personen dann ebenfalls informiert und auf eine @alum.ruhr-uni-bochum.de-Adresse umgestellt, sofern es sich nicht um Wissenschaftler*innen handelt, die ihre E-Mail-Adresse auf Antrag weiternutzen dürfen. Bis zur Umsetzung des neuen Konzepts werden keine neuen @alum.ruhr-uni-bochum.de-Adressen ausgegeben, weder vom Alumni-Service noch von IT.SERVICES.

Nach dem Beschluss des Rektorats wird die technische Umsetzung vorbereitet und Lösungen ausgearbeitet, die eine möglichst reibungslose Umstellung ermöglichen. Sobald die Umstellung startet, haben Ehemalige ein Jahr Zeit, um ihre E-Mail-Adresse umzustellen. Über die genaue Umsetzung werden alle Betroffenen rechtzeitig informiert.

Nein, die Adresse ist kostenfrei für alle, die einmal an der RUB studiert oder gearbeitet haben. Beachten müssen diese allerdings die Nutzungsbedingungen.