NACH OBEN
RUB » IT.SERVICES » Identity- Access- und Securitymanagement » Neues E-Mail-Konzept der RUB

Neues E-Mail-Konzept der RUB

Ab dem Sommersemester 2022 wird an der RUB ein neues E-Mail-Konzept umgesetzt. Das hat das Rektorat beschlossen. Das neue Konzept liefert einen gesamtheitlichen Lösungsansatz, um die E-Mail-Kommunikation an der RUB zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Gleichzeitig soll der Datenschutz und die Informationssicherheit erhöht werden.

Der Leitgedanke der Universitätsleitung: Beim Empfang einer E-Mail von der RUB soll ersichtlich sein, dass die Person aktiv für die RUB tätig ist und in welcher Rolle sie agiert.

Zukünftig drei Subdomains

An der RUB wird es daher zukünftig drei Subdomains geben:

  • @edu.ruhr-uni-bochum.de für Studierende.
  • @ruhr-uni-bochum.de für Personen, die an der RUB tätig sind.
  • @alumni.ruhr-uni-bochum.de für Ehemalige, d. h. alle Personen, die an der RUB studiert oder gearbeitet haben.

Die Nutzung der @uv.ruhr-uni-bochum.de-Adresse wird auf die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse umgestellt.

Wichtig: Sie müssen aktuell nichts unternehmen!

Diese Webseite dient als Vorabinformation für das neue E-Mail-Konzept, das ab dem Sommersemester 2022 umgesetzt wird. Akuell ergeben sich noch keine Änderungen. Alle Statusgruppen werden kontinuierlich und mit Vorlauf über die Änderungen informiert. Technische Details der Umstellung befinden sich aktuell noch in Klärung. Es müssen noch keine Anträge gestellt oder Alumni-Adressen beantragt werden. Der Alumni-Service hat die Ausstellung von neuen Alumni-Adressen aus diesem Grund bis zur Umstellung eingestellt. 

Nutzungsdauer

Die Nutzungsberechtigung der RUB-E-Mail-Adresse endet für Studierende mit der Exmatrikulation und für an der RUB Tätige, wenn sie nicht mehr für die RUB tätig sind. 

Für beide Gruppen gilt: Es kann eine einjährige Verlängerung der Nutzungsberechtigung beantragt werden, um dienstliche oder studentische Angelegenheiten abschließend zu erledigen (Karenzzeit). Wird keine Verlängerung beantragt oder ist die Karenzzeit abgelaufen, gelten die in der Benutzerordnung von IT.SERVICES festgelegten Fristen.

Wer die RUB verlassen hat, kann die Alumni-E-Mail-Adresse beantragen. Ausnahmen gelten für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler (siehe „Weiternutzung nach Verlassen der RUB“).

E-Mail-Adressen können nach einer Ruhezeit von fünf Jahren erneut vergeben werden.

Weiternutzung nach dem Verlassen der RUB

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die aus einem Dienst- oder Angestelltenverhältnis mit der RUB in den Ruhestand gehen, können ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse weiter nutzen, sofern sie sich dazu verpflichten, diese ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu verwenden. Für die Weiternutzung muss, wenn es soweit ist, ein Antrag gestellt werden.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die während des aktiven Berufslebens die RUB verlassen oder als Mitarbeiterähnliche in den Ruhestand gehen, können weiterhin über ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben. Auch sie müssen sich dazu verpflichten, die E-Mail-Adresse ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu verwenden. Hierzu kann auf Antrag, wenn es soweit ist, der Empfang von E-Mails an die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse über ein @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Postfach eingerichtet werden. Der Empfang von E-Mails erfolgt sowohl über die @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse als auch die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse. Das Versenden von E-Mails ist nur über die @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse möglich.

Ehemalige (Studierende sowie an der RUB Tätige), die bisher die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse nach dem Verlassen der RUB weitergenutzt haben, erhalten das Angebot, zukünftig eine @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse zu nutzen.

In allen Fällen muss alle zwei Jahre bestätigt werden, dass die E-Mail-Adresse noch benötigt wird. Erfolgt innerhalb einer Frist keine Bestätigung, wird der Account deaktiviert.

FAQ

Die technischen Lösungen zum neuen E-Mail-Konzept werden derzeit noch ausgearbeitet. In unseren FAQ finden Sie einige wichtige Fragen und Antworten, die wir laufend aktualisieren.

Allgemein

Als Universität benötigt die RUB ein gesamtorganisatorisches Konzept für die E-Mail-Nutzung. Für die große und stetig wachsende Community werden sich viele Vorteile ergeben: Die klare Aufteilung macht sofort deutlich, in welcher Rolle jemand kommuniziert. Der Namensraum für die Adressenvergabe – in dem es seit den 90er Jahren eng geworden ist und bei dem viele Vor-/Nachnamenkombinationen vergeben sind – erweitert sich erstmals wieder. Grundsätzlich werden durch passende Subdomains gezieltere Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten geschaffen. Das neue Konzept dient nicht zuletzt der Sicherheit und wird auch die Digitalisierung der RUB in allen Bereichen wesentlich unterstützen.

Das neue E-Mail-Konzept soll die E-Mail-Kommunikation an der RUB vor allem transparenter gestalten. Zum einen wird durch die neuen Subdomains ersichtlich, in welcher Rolle eine Person von der RUB schreibt. Handelt er/sie als Studierende/r, als an der RUB Tätige/r oder als Ehemalige/r? Zum anderen soll ersichtlich sein, ob die Person noch aktiv für die RUB tätig ist oder nicht. Diese Transparenz würde durch eine individuelle Lösung für all jene, die bereits eine alte E-Mail-Adresse der RUB haben, nicht mehr funktionieren.

Weiterhin würde das Problem des engen Namensraums dadurch nicht gelöst werden. Die RUB muss auch an zukünftige Studierende und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter denken, die eine E-Mail-Adresse mit ihrem Namen erhalten sollen, für die Zeit, in der sie an der RUB studieren oder tätig sind.

Ab der Umstellung können Sie für ein Jahr in Ihrem Postfach auch die E-Mails empfangen, die an die @ruhr-uni.bochum.de-Adresse adressiert sind.

Nein, denn manche RUB-Angehörige benötigen ihre RUB-Adresse nach dem Verlassen der RUB nicht mehr. Über die genaue Umsetzung der Umstellung werden alle Betroffenen rechtzeitig informiert.

Nein. Bei RUB-externen Plattformen müssen Sie die E-Mail-Adresse selbst ändern. Wir raten an dieser Stelle dringend davon ab, die @ruhr-uni-bochum.de- oder @edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse für Online-Dienste wie Amazon, Ebay und Co. zu nutzen. Die Einschreibeordnung der RUB regelt bereits jetzt klar, dass die RUB-Adresse nur für dienstliche oder Studienangelegenheiten bestimmt ist.

Noch müssen und können Sie keine Postfächer beantragen – viele der aufzusetzenden Prozesse sind noch in technischer Klärung. Bitte haben Sie Geduld, Sie werden rechtzeitig über Ihr Postfach zum genauen Vorgehen benachrichtigt.

Ja, E-Mail-Adressen können nach einer Ruhezeit von fünf Jahren erneut vergeben werden. Dies ist vor allem für die Erweiterung des Namensraums notwendig.

Es ist notwendig nach außen sichtbar zu demonstrieren, in welchem Verhältnis ein/e Absender/in zur RUB steht. Ob etwa ein/e Absender/in aktive/r oder ehemalige/r Beschäftigte/r ist, kann in vielen Kommunikationssituationen für die gebotene Klarheit sorgen und helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Gerade für die Wissenschaft ist in der verunsichernden Informationslandschaft von heute eine möglichst verlässliche Kommunikation geboten. Eine höhere Transparenz bei der Identität von Absenderinnen und Abendern ist ein Beitrag dazu.

Wer die RUB verlassen hat, erhält nicht automatisch eine Alumni-Adresse, sondern kann sie beantragen. Außerdem müssen Alumni alle zwei Jahre bestätigen, dass die E-Mail-Adresse noch benötigt wird. Erfolgt innerhalb einer Frist keine Bestätigung, wird der Account deaktiviert. Durch diesen Prozess entzerrt sich der Namensraum nach und nach.

Einige Organisationseinheiten, wie z. B. Fakultäten, nutzen eigene Subdomains und können das weiterhin tun. Für die offizielle Kommunikation wird weiterhin die zentrale RUB-Adresse genutzt.

Das Konzept wurde in der Nutzervertretung von IT.SERVICES sowie im Senat vorgestellt. In beiden Gremien sind Vertreter/innen aller Statusgruppen vertreten. Bei der Entwicklung des Konzepts wurden die Interessen aller Gruppen einbezogen, Argumente sorgfältig abgewogen und der bestmögliche Kompromiss gefunden.

Wer den Zugriff auf sein Postfach verliert, weil die Nutzungsberechtigung endet (z. B. nach Exmatrikulation), kann eine einjährige Verlängerung der Nutzungsberechtigung beantragen. So können dienstliche oder studentische Angelegenheiten abschließend erledigt werden. Nach der Deaktivierung einer Adresse ruht sie für fünf Jahre und kann erst dann neu vergeben werden. Es sollte also ausreichend Zeit gegeben sein, um zum Beispiel verknüpfte Accounts umzustellen und Kontakte zu informieren.

Dienstliche und studentische (private) E-Mails unterliegen datenschutzrechtlich anderen Anforderungen. Wenn diese E-Mails durch getrennte Postfächer voneinander getrennt sind, ist eindeutig, wie mit den E-Mails z. B. nach dem Verlassen der RUB umgegangen werden muss.

Zum einen steht in der Einschreibeordnung, dass die RUB-Adresse primär für Verwaltungszwecke verwendet werden soll. Des Weiteren ist der Benuterordnung von IT.SERVICES zu entnehmen, dass die private Nutzung nur in einem geringen Maß geduldet wird.


Studierende

Die klare Aufteilung soll Transparenz schaffen, da auf einen Blick deutlich wird, in welcher Rolle jemand kommuniziert. Personen, die studieren und an der RUB arbeiten, erhalten für beide Bereiche ein eigenes Postfach. So bleibt der Datenschutz gewahrt und dienstliche und studentische Korrespondenz vermischen sich nicht mehr in einem Postfach.

Studierende können nach dem Verlassen der RUB eine @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse nutzen. Nur Personen, die als Wissenschaftler/innen an der RUB tätig waren, können über die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben.


An der RUB Tätige

Nein, dezentrale Subdomains von Organisationseinheiten können weiterhin zusätzlich für kommunikative Zwecke genutzt werden. Zur offiziellen Kommunikation, auch in digitalen Prozessen, wird wie bisher auch die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse genutzt, um den Informationsfluss und die Prozesssicherheit zu gewährleisten. Beschäftigte sind deswegen verpflichtet, dieses Postfach regelmäßig zu überprüfen.


Ehemalige

Auch nach dem Verlassen der RUB können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler über die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben. Sie erhalten auf Antrag ein @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Postfach, über das der Empfang von E-Mails an die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse eingerichtet wird. Das Versenden von E-Mails ist ausschließlich über die @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse möglich. Bei der Antragstellung müssen sich die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler verpflichten, ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu verwenden. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaflter, die in Rente gehen, können ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse auf Antrag weiterhin für den Versand sowie den Empfang von E-Mail nutzen. Nicht-Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern steht diese Option nicht offen.

Personen, die in absehbarer Zeit und vor Umsetzung des Konzepts die RUB verlassen, können ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse zunächst weiternutzen. Mit der Umstellung werden die betroffenen Personen dann ebenfalls informiert und auf eine @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse umgestellt, sofern es sich nicht um Wissenschaftlerinnen oder Wissenschaftler handelt, die ihre E-Mail-Adresse auf Antrag weiternutzen dürfen. Bis zur Umsetzung des neuen Konzepts werden keine neuen @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adressen ausgegeben, weder vom Alumni-Service noch von IT.SERVICES.

Über die genaue Umsetzung werden alle Betroffenen rechtzeitig informiert. Nach dem Beschluss des Rektorats wird nun die technische Umsetzung vorbereitet und Lösungen ausgearbeitet, die eine möglichst reibungslose Umstellung ermöglichen. Sobald die Umstellung startet, haben Ehemalige ein Jahr Zeit, um ihre E-Mail-Adresse umzustellen.

Nein, die Adresse ist kostenfrei für alle, die einmal an der RUB studiert oder gearbeitet haben. Beachten müssen diese allerdings die Nutzungsbedingungen.


Kontakt

Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet werden konnte, wenden Sie sich bitte an unser Helpdesk.

Servicecenter IA E0 Raum 95/150 
Tel.: +49 (0)234 32-24025
Fax: +49 (0)234 32-14349
E-Mail: its-helpdesk@ruhr-uni-bochum.de

Helpdesk-Formular