Bei freigegebenen Kalendern kann es zu der Fehlermeldung „Der ausgewählte Ordner ist nicht verfügbar“ oder zu dem Verlust der Berechtigungen kommen, sodass nur noch „Frei/Gebucht“ angezeigt wird. Dies kann durch Entfernen des freigegebenen Kalenders, Löschen der alten Freigabe und ein erneutes Freigeben und Hinzufügen der Kalender behoben werden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Das Problem kann daher kommen, dass Outlook die Anmeldedaten "verliert" und dann beim ersten Anmeldeversuch die E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden möchte. Da an der RUB die LoginID als Anmeldename benötigt wird, muss dies in dem Anmeldefester entsprechend korrigiert werden. Sollten zusätzlich zu Ihrem persönlichen E-Mail-Postfach noch weitere Konten, z. B. Funktionspostfächer, eingebunden sein, kann es sogar sein, dass Outlook eine dieser ggf. vielen E-Mail-Adressen verwenden möchte. Wie Sie das Problem in beiden Fällen beheben können, haben wir in unserer Anleitung erklärt: Zur Anleitung

Falls Sie Probleme bei der Einrichtung eines Exchange-Postfachs haben, könnte Ihnen diese FAQ weiterhelfen.

Die mobilen Outlook Apps unter iOS und Android können aus Datenschutzgründen nicht angebunden werden.

Lesen Sie hierzu unsere Anleitung zur Kalenderfreigabe in Outlook (RUBExchange).

Lesen Sie hierzu unsere Anleitung zur Raumbuchung über Outlook (RUBExchange). 

Lesen Sie hierzu unsere Anleitung zur Wiederherstellung von E-Mails in Outlook (RUBExchange).

Lesen Sie hierzu unsere Anleitung zur Einrichtung einer digitalen Signatur am Beispiel von Outlook. 

Um Ihre Exchange Mailbox in Outlook einzubinden, folgen Sie unserer Anleitung. 

An der RUB gibt es zwei parallele E-Mail-Systeme: RUBMail und RUBExchange. Beide verfügen über die Möglichkeit, E-Mails in einem Browser (z. B. Firefox, Edge, Chrome, etc.) über folgende Webseiten abzurufen und zu versenden:

• RUBMail
• RUBExchange

Alternativ dazu können Sie ein E-Mail-Programm (z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, etc.) auf Ihrem Rechner oder Ihrem mobilen Gerät (Smartphone, Tablet, etc.) installieren. Anleitungen dazu finden Sie hier:

• Anleitungen RUBMail
• Anleitungen RUBExchange

RUBMail: 

Sie können Einstellungen, wie z. B. Spam-Filter, automatische Weiterleitungen oder Abwesenheitsnotizen, etc., im Identity-Management-Portal der RUB unter https://rub.de/loginID bearbeiten. 

RUBExchange: 

Sie können automatische Weiterleitungen oder Abwesenheitsnotizen in der Web-Oberfläche unter https://mail.exchange.rub.de oder in Microsoft Outlook bearbeiten.

RUBMail:

Das RUBMail-Postfach verfügt standardmäßig über einen Speicherplatz von 1 GB. Studierende und Beschäftigte der RUB können eine Erweiterung des Speicherplatzes auf 10 GB selbstständig über das Selfcare durchführen.

Die aktuelle Belegung Ihres Speicherplatzes können Sie entweder im Selfcare oder im Webmail einsehen.

RUBExchange: 

Die Grundausstattung eines RUBExchange Postfachs verfügt über einen Speicherplatz von 5 GB. Eine Erweiterung des Speicherplatzes kann über unser Antragsformular beantragt werden.

Die aktuelle Belegung Ihres Speicherplatzes können Sie entweder im Outlook Web Access (OWA) oder im Outlook-Programm einsehen.

Im Rektorat wurden im August 2021 Änderungen zur Nutzung von E-Mail-Adressen an der RUB beschlossen. Die Änderungen können Sie auf unserer Webseite nachlesen. Sie werden ab Sommer 2022 umgesetzt. Für die Nutzungsdauer gelten zukünftig folgende Regelungen: 

• Die Nutzungsberechtigung der RUB-E-Mail-Adresse endet für Studierende mit der Exmatrikulation und für an der RUB Tätige, wenn sie nicht mehr für die RUB tätig sind. 
• Für beide Gruppen gilt: Es kann eine einjährige Verlängerung der Nutzungsberechtigung beantragt werden, um dienstliche oder studentische Angelegenheiten abschließend zu erledigen (Karenzzeit). Wird keine Verlängerung beantragt oder ist die Karenzzeit abgelaufen, gelten die in der Benutzerordnung von IT.SERVICES festgelegten Fristen.
• Wer die RUB verlassen hat, kann die Alumni-E-Mail-Adresse beantragen. Ausnahmen gelten für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, welche auf unserer Webseite zum neuen E-Mail-Konzept nachgelesen werden können (siehe „Weiternutzung nach Verlassen der RUB“).

Für die Übergangszeit gilt: Personen, die in absehbarer Zeit und vor Umsetzung des Konzepts die RUB verlassen, können ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse zunächst weiternutzen. Mit der Umstellung werden die betroffenen Personen informiert und auf eine @alum.ruhr-uni-bochum.de-Adresse umgestellt, sofern es sich nicht um Wissenschaftler*innen handelt, die ihre E-Mail-Adresse auf Antrag weiternutzen dürfen.

Bei den meisten E-Mail-Programmen ist die Umstellung von POP auf IMAP nur durch eine Neueinrichtung des E-Mail-Kontos möglich. Entfernen Sie das alte E-Mail-Konto und richten Sie ein neues ein. Wählen Sie bei der Neueinrichtung den Kontotyp IMAP aus. Anleitungen dazu finden Sie hier:

• Anleitungen Konfiguration E-Mail-Konto

ACHTUNG: Sichern Sie vor Umstellung von POP auf IMAP Ihr E-Mail-Konto, damit keine E-Mails verloren gehen.

Als Spam identifizierte E-Mails werden dem/der Benutzer/in nicht in seinem Posteingang, sondern in einem speziellen IMAP-Ordner "UCE-TMP" zugestellt. Ist der Spamfilter aktiviert, wird dieser Ordner automatisch eingerichtet.

Mit Spam bezeichnen wir alle Formen unerwünschter E-Mails, also Bettel-, Ketten- und Werbebriefe, insbesondere auch mit sexuellem Inhalt. Hierunter fallen auch die Begriffe UBE = Unsolicited Bulk E-Mail (unverlangte Massenbriefe) und UCE = Unsolicited Commercial E-Mail (unverlangte kommerzielle Briefe).

Ausführliche Informationen zum Thema Spam, z. B. zum richitgen Verhalten bei Spam-E-Mails, zum Spam-Filter an der RUB, etc., finden Sie hier.

Für die Zustellung von E-Mails wird ein Mechanismus eingesetzt, der mit dem dem Empfänger-Adressfeld nicht unmittelbar zusammenhängt. Genaue Erläuterungen dazu finden Sie hier.

Es gibt unterschiedliche Arten von schädlichen E-Mails:

1. Manche schädliche E-Mails nutzen vorhandene Sicherheitslücken in E-Mail-Programmen, um Viren auf den Computer zu bringen. Daher ist es ratsam, immer die aktuelle Version Ihres E-Mail-Programms zu verwenden.
2. Andere schädliche E-Mails tragen Viren in Anhängen oder verborgen hinter Verlinkungen. Sie verleiten den/die Empfänger/in dazu einen Link in der E-Mail anzuklicken oder einen Anhang zu öffnen.

Wenn Sie E-Mails mit unbekannten Anhängen oder unbekannten Links von unbekannten Absendern erhalten, ist höchste Vorsicht geboten. Öffnen Sie nur Ahänge und klicken Sie nur Verlinkungen an, denen Sie vertrauen und die Sie erwarten.

Generell sollten Sie darauf achten, ein Antivirenprogramm und eine Firewall (z. B. Sophos) zu verwenden und diese sowie Ihr Betriebssystem über Updates immer auf aktuellem Stand zu halten. Weitere Informationen zur IT-Sicherheit finden Sie hier.

Die wichtigste Voraussetzung ist die Zustimmung desjenigen, der die Hoheit über alle Empfänger-Adressen dieser E-Mail hat. In der Regel wird das der Leiter einer Einrichtung, der Dekan einer Fakultät oder der Rektor bzw. Kanzler sein. Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.

RUBMail:

Wenn Sie Ihren Speicherplatz überschritten haben, können Sie noch für einen kurzen Zeitraum E-Mails empfangen und versenden. Danach ist dies nicht mehr möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Um wieder E-Mails empfangen und versenden zu können, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie können alte E-Mails löschen oder lokal auf Ihrem Computer archivieren, um freien Speicherplatz zu erhalten.
2. Studierende und Beschäftigte der RUB können den Standard-Speicherplatz von 1 GB auf 10 GB im Selfcare erweitern.

Die aktuelle Belegung Ihres Speicherplatzes können Sie entweder im Selfcare oder im Webmail einsehen.

RUBExchange:

Wenn Sie Ihren Speicherplatz überschritten haben, können Sie keine E-Mails mehr empfangen oder versenden. Um wieder E-Mails empfangen und versenden zu können, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie können alte E-Mails löschen oder lokal auf Ihrem Computer archivieren, um freien Speicherplatz zu erhalten.
2. Sie können eine Erweiterung Ihres Speicherplatzes über unser Antragsformular beantragen.

Die aktuelle Belegung Ihres Speicherplatzes können Sie entweder im Outlook Web Access (OWA) oder im Outlook-Programm einsehen.

Die Ruhr-Universität nutzt zwei verschiedene E-Mail-Systeme: RUBMail und RUBExchange.

• RUBMail ist eine Eigenentwicklung auf Basis der Mailserver-Software Postfix und weiterer, standardisierter Software-Tools.
• RUBExchange basiert auf dem Nachrichten-System Microsoft Exchange, das neben dem Mailserver und einem webbasierten E-Mail-Programm (Outlook Web Access, OWA) auch eine Groupware-Applikation zur Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben beinhaltet.

Weitere Informationen zu den Eigenschaften der E-Mail-Systeme und den Nutzungsvoraussetzungen finden Sie unter E-Mail (RUBMail) und E-Mail (RUBExchange).