Unsere Callcenter-Anlage: Jetzt auch für die Zulassungsstelle des Studierendensekretariats im Einsatz

24.02.2017

„Herzlich Willkommen bei der Bewerber-Hotline der Ruhr-Universität Bochum" heißt es seit dem 5. August 2016 bei der Bewerber-Hotline der Zulassungsstelle. Nach dem Begrüßungstext kann der/die Anrufer/in wählen, ob er/sie in Deutsch oder Englisch beraten werden und zu welchem Thema (Bachelor-, Masterstudium, Deutschkurs, Studienkolleg oder Immatrikulation) er/sie Informationen erhalten möchte. Entsprechend der vorab getroffenen Auswahl wird er/sie direkt mit dem/der richtigen Ansprechpartner/in im Studierendensekretariat verbunden und erhält damit einen schnelleren und besseren Service.

**Bewerberhotline bietet zahlreiche Vorteile**

Nicht nur für die Bewerber/innen, sondern auch für das Studierendensekretariat bietet die neue Bewerberhotline, die technisch über die Callcenter-Anlage von IT.SERVICES realisiert wird, viele Vorteile: Durch die Weiterleitung an den/die entsprechenden Sachbearbeiter/in wird ein strukturiertes Arbeiten ermöglicht. Herr Suermann vom Studierendensekretariat, Dezernat 2, ist sehr zufrieden mit der Bewerber-Hotline: „Dieses Angebot wird in den Bewerbungs- und Zulassungszeiträumen hochfrequent und mittlerweile selbstverständlich genutzt. Wir bekommen sehr häufig positive Rückmeldungen.“ Durch die Einrichtung einer Warteschlange gelingt es, die Erreichbarkeit zu optimieren, so Suermann. Ebenso ist es für die Mitarbeiter/innen möglich, sich nach einem Gespräch um die Nachbearbeitung zu kümmern, ohne den nächsten Anrufer zu verlieren. „Durch die Fragestruktur wird besonders den internationalen Bewerber/innen der direkte Zugang zu sachkundiger Beratung erleichtert“, betont Suermann.

Die Möglichkeit, der Fragestruktur eine Ansage vorzuschalten, fängt einen großen Anteil an Anrufen und Nachfragen ab. Die Mitarbeiter/innen werden dadurch entlastet. Außerdem erlaubt die Software die Erstellung von Statistiken. So kann man feststellen, wie viele Bewerber/innen die Hotline nutzen, wie vielen Personen geholfen werden konnte und wann das größte Aufkommen ist. Dadurch kann die Personalplanung im Studierendensekretariat bedarfsorientiert erfolgen.

**Sie haben Interesse?**

Sie interessieren sich für die Nutzung der Callcenter-Anlage von IT.SERVICES? Als Einrichtung der RUB haben Sie die Möglichkeit, diesen Service in Anspruch zu nehmen. Die Hauptinstallation und für Sie individuell angepasste Erweiterungen sowie benötigte Lizenzen sind kostenpflichtig. Wir machen Ihnen gerne ein individuelles Angebot, damit Sie in Zukunft immer richtig verbunden sind.