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Die Restbestände von Lizenzen für den PDF-Editor Master-PDF mit Wartung bis 2026 sind vergeben. Aufgrund der aktuellen politischen Situation können weder Neulizenzen noch Wartung der Software beschafft werden. Somit wird der Verkauf der Software seitens IT.SERVICES eingestellt. Da es sich bei den Lizenzen um Kauflizenzen handelt, kann die Software von Nutzenden weiterhin unbegrenzt eingesetzt werden - aus Sicherheitsgründen wird jedoch empfohlen die Software ohne Wartung nicht zu nutzen.

Evaluierungsprojekt für Alternativen läuft

Gemeinsam mit dem Digital Office wurde ein Evaluierungsprojekt zum Thema PDF-Editoren gestartet, das sich bereits in den letzten Zügen befindet. Ziel des Projekts ist es, eine gute und wirtschaftliche Alternative zu den wegfallenden MasterPDF-Lizenzen sowie für den ablaufenden Adobe-Vertrag im November 2025 zu finden. Hierzu wurden die IT.SERVICES bekannten Adobe- und MasterPDF-Nutzenden in allen Bereichen der RUB im Sommer 2024 angeschrieben und gebeten, sich zu melden, um drei Ersatzprodukte zu testen. Im September sind rund 70 Testende aus Verwaltung, Forschung, Lehre und IT an den Start gegangen, um die PDF-Editoren Foxit PDF Editor, Kofax Power PDF und Qoppa PDF Studio über jeweils drei Wochen zu testen. Die Software-Anbieter hatten darüber hinaus die Gelegenheit, über gemeinsame Kick-Offs und Fragestunden ihre Software selbst vorzustellen und Hilfe anzubieten. Bewertet wurden über einen Fragebogen die allgemeine Bedienbarkeit, Kompatibilität, Funktionen, Konditionen und die Verwaltbarkeit (Distribution und Lizenzierung). Gemeinsam mit der Hochschulleitung wird in den kommenden Wochen auf Grundlage dieser Auswertung eine strategische Entscheidung für das weitere Vorgehen besprochen.

Stärkerer Austausch zwischen Nutzenden, IT und Beschaffung

Die Evaluierung führte trotz einem relativ hohen Aufwand und eher geringen Rückläufen an Fragebögen und Feedback dennoch zu einem wichtigen Austausch. Dieser hilft die Bedürfnisse der Nutzenden und die Anforderungen an die Software zu verstehen, um besser beraten und passgenauer einkaufen zu können. Ähnliche Formate sollen auch in Zukunft für bestimmte Produkte angeboten werden, um einen stärkeren Austausch zwischen Nutzenden, IT und Beschaffung abbilden zu können.