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E-Mail (RUBExchange)

Microsoft Exchange 2013 ist ein Groupware- und Nachrichtensystem, das viele Funktionen für den E-Mail-Verkehr, die Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Kontaktdaten zur Verfügung stellt.



Funktionen

Einrichtungen der RUB können für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den in der Basisversion kostenlosen RUBExchange-Dienst bestellen. Das RUB-Exchange-Postfach umfasst folgende Funktionen:

  • E-Mail-Dienst (E-Mails versenden, erhalten und filtern)
  • Abwesenheitsbenachrichtigungen versenden
  • Besprechungsanfragen versenden
  • Aufgaben verwalten und weiteren Personen zuweisen
  • Nutzung eines gemeinsamen Kalenders
  • Kontakte verwalten

Gemeinsamer Kalenderdienst

Der gemeinsame Kalenderdienst des RUB-Exchange-Postfachs bietet viele Vorteile:

  • Sie können sehen, wann Kolleg/innen für Besprechungen zur Verfügung stehen und Termine ansetzen, wenn Sie einen gemeinsamen Kalender nutzen.
  • Sie haben einen schnellen Überblick über alle Besprechungsräume, inkl. Kapazität, Verfügbarkeit und Ausstattung mit Geräten wie z. B. Beamer.
  • Termine können zwischen Zeitplänen verschoben oder kopiert werden.
  • E-Mails können in Termine umgewandelt sowie Serientermine erstellt werden.
  • Sie haben volle Kontrolle über den eigenen Kalender und bestimmen selbst, wer Ihren Kalender sehen oder bearbeiten darf.

Nutzung

Mail-Klienten
Sie können RUBExchange mit Microsoft Outlook oder anderen E-Mail-Klienten nutzen.

Hinweis: Auf allen Dienstrechnern der Universitätsverwaltung ist standardmäßig Outlook als Mail-Client installiert. Erhält ein neuer Mitarbeiter seinen persönlichen Dienstrechner, wird Outlook im Vorfeld konfiguriert.

Browser
Wenn Sie über Ihren Browser auf Ihre E-Mails, Ihren Kalender oder Ihre Kontakte zugreifen möchten, können Sie den Outlook Web Access verwenden.

Hinweis: Bei Login (Domäne\Benutzername) ist Folgendes einzutragen:

  • RUB-Mitglieder oder RUB-Angehörige mit einem RUB-LoginID tragen dort ruhr-uni-bochum\RUB-LoginID ein.
  • Mitarbeiter/innen der Verwaltung erhalten einen separaten UV-Login und tragen dort uv\UV Benutzername ein.

Smartphone & Co.
Sie können Ihr mobiles Endgerät (Smartphone, Tablet, etc.) mit RUBExchange synchronisieren. Bitte beachten Sie dazu die folgenden Anleitungen oder wenden Sie sich an unser Helpdesk:


Beantragung

Zur Nutzung des RUBExchange-Dienstes benötigen Sie:

  • Eine RUB-LoginID und E-Mail-Adresse in der Domain ruhr-uni-bochum.de.
  • Einen PC/Laptop mit dem Betriebssystem Windows 7 aufwärts oder Mac.
  • Microsoft Outlook 2010 oder höher, da ältere Outlook-Versionen nicht alle Funktionalitäten unterstützen.

Die Buchung des RUBExchange-Dienstes erfolgt über unser Formular (PDF) über Ihren Lehrstuhl oder Ihr Institut. Beschäftigte der Universitätsverwaltung (UV) erhalten auf Anforderung eine RUBExchange-Mailbox der UV. Die Einrichtung für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird auf Anfrage veranlasst. Schreiben Sie hierzu eine E-Mail an its-helpdesk@rub.de mit Name und Büroanschrift sowie Telefonnummer (falls bereits vorhanden) und Beschäftigungszeitraum. Bitte beachten Sie eine 14-tägige Vorlaufzeit.

Eine Speicherplatzerweiterung beantragen Sie unter Angabe des Änderungswunsches und der entsprechenden RUB-LoginID per E-Mail an its-helpdesk@rub.de.


Leistungen und Preise

Wir bieten Ihnen folgende Leistungen:

  • Einrichtung und Konfiguration des beantragten E-Mail- und Kalenderdienstes.
  • Zugang zum RUBExchange-Dienst mittels E-Mail- und Webklienten.
  • tägliche Datensicherung im Rahmen des zentralen Backup-Dienstes der RUB.
  • Restauration von versehentlich gelöschten E-Mails.
  • Übertragung des RUB-Standard-Postfaches unter gleichem Namen in den RUBExchange-Dienst.
  • Support durch das Servicecenter der IT.SERVICES.

Hinweis: Es gibt drei Unterschiede zum RUB-Mail-System, die Sie bei der Umstellung auf RUBExchange beachten sollten:

  1. Einstellungen, die Sie für Ihre Mailbox unter www.rub.de/loginID vorgenommen haben (z. B. E-Mail Quotierung und Mailbox verwalten), sind für RUBExchange-Server nicht mehr nutzbar.
  2. Einige Features von RUB-Mail, z. B. Subadressen, werden von RUBExchange nicht akzeptiert.
  3. Der Spam-Ordner heißt Junk-E-Mail.
Service GB     Preis / Monat  Gebühr / einmalig 
persönliches Postfach 5 kostenlos kostenlos
Funktionspostfach 5 kostenlos kostenlos
Speicherplatzerweiterung Postfach 5 2,50€ kostenlos
Restore aus dem Backup je Vorfall   kostenlos 20,00€
Ressourcenpostfach   kostenlos 10,00€
Vorab-Beratung und „Vor Ort“-Konfiguration der Endgeräte**     kostenlos 40,00€ / Std.
Vollzugriff auf Postfach einrichten   kostenlos 5,00€
Alias einrichten   kostenlos kostenlos

*Der Preisänderung wurde von der Kanzlerin Frau Dr. Reinhardt in einem Vermerk "Änderung des Exchange E-Mail und Kalenderdienstes" vom 26. November 2015 offiziell zugestimmt.
**Falls Sie eine Vorab-Beratung wünschen und/oder Unterstützung bei der Konfiguration Ihrer Endgeräte benötigen, z.B. Einbinden von Funktionspostfächern in Outlook oder Zugriff auf Ihre E-Mails über zusätzliche mobile Endgeräte wünschen, buchen Sie diese Zusatzoption.




Kontakt

Servicecenter IA E0 Raum 95/150 
Tel.: +49 (0)234 32-24025
Fax: +49 (0)234 32-14349
E-Mail: its-helpdesk@ruhr-uni-bochum.de