Die Software steht wegen eines Updates nicht zur Verfügung, das Gebäude ist gesperrt oder der E-Mail-Dienst funktioniert nicht? Ärgerlich, wenn man es erst bemerkt, weil man nicht mehr arbeiten kann. Und wo findet man bei der Vielzahl der Webseiten überhaupt die passenden Informationen?
Egal ob Baumaßnahmen, technische Wartungen oder IT-Themen – bislang gab es für Nutzer/innen keine Möglichkeit, sich an zentraler Stelle über Störungen oder Wartungen an der RUB zu informieren. Die langwierige Suche auf den einzelnen Internetseiten der Dezernate und Einrichtungen entfällt nun: Die Webseite "Nutzungseinschränkungen" bietet wichtige Informationen auf einen Blick. Alle Meldungen können nach Thema und / oder Gebäudereihen gefiltert werden, sodass der Benutzer selbst bestimmen kann, welche Meldungen er sieht. Rein interne Informationen sind nach Anmeldung über die RUB-LoginID zugänglich. RUB-Mitglieder können sich nach dem Login per E-Mail über neue Meldungen benachrichtigen lassen.
Die Internetseite wurde in Kooperation von IT.SERVICES und den technischen Dezernaten (5.I und 5.II) mit dem Dezernat 6 Organisations- und Personalentwicklung und dem Dezernat 8 für Hochschulkommunikation konzipiert und wird im laufenden Betrieb optimiert und erweitert.

Bereits im Jahre 1997 wurde an der Ruhr-Universität Bochum eine multifunktionale Karte mit Kryptochip für Studierende eingeführt. Ziel war, eine Infrastruktur zu schaffen, die es im Sinne eines virtuellen Studierendensekretariates ermöglicht, Verwaltungsprozesse in Selbstbedienung durchzuführen und somit den Komfort für Studierende zu erhöhen.
Im Zeitalter der mobilen Kommunikation wäre ein Zugriff auf diese Dienste via Smartphone oder Tablet denkbar und ein Plus an Service für die Studierenden. Kursanmeldungen, Adressänderung und Co. könnten diese dann langfristig ganz einfach auch mit ihrem Smartphone erledigen. Damit der mobile Zugriff sicher ist, erfolgt die Authentifizierung mittels Studierendenausweis. Dazu wird in den verschiedenen Projektstufen ein Ausweis evaluiert, der nicht mehr mit den bisher verwendeten kontaktbehafteten Kryptochips vorne auf der RUBCard, sondern mit der Funktechnik NFC (Nearfield Communication) arbeitet.

Ziel des Projekts war, für gemeinsame Anträge sowie Projekte für Universitäten eine benutzerfreundliche Plattform zu evaluieren, über die Informationen und Dokumente mit einem hohen Schutzbedarf gemeinsam bearbeitet und ausgetauscht werden können. Mit der Ruhr-Universität Bochum als Konsortialführer im Rahmen von DiepRuR (Dienstleistungsportfolio von Hochschulen in der Ruhr-Region) soll eine solche Plattform als "shared service" für alle interessierten Organisationen zur Verfügung gestellt werden. Ein erster Schritt ist die konzeptionelle Evaluation, die in diesem Projekt durchgeführt wurde.
In den geführten Interviews und den daraus abgeleiteten Requirements war fast unisono festzustellen, dass eine Kollaborationsplattform mit umfangreichen Funktionalitäten aufgrund der Arbeitserleichterung sowie Professionalisierung begrüßt wurde. MS SharePoint hat sich aufgrund des Anforderungsprofils als geeignete Plattform herausgestellt. Problematisiert wurde hingegen der Teilaspekt des "hohen Schutzbedarfs", da dieser nicht zuerst auf der Ebene der Software, sondern auf der Ebene der Betreiberplattform des Serviceanbieters darzustellen ist. Dies führt zu einem erheblichen organisatorischen und finanziellen Aufwand. Somit wäre fortführend zu prüfen, wie sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis darstellt und ob die Plattformanforderungen lediglich für einen normalen Schutzbedarf definiert werden und damit, zu vertretbarem Aufwand, die Bereitstellung des Dienstes trotzdem einen erheblichen Mehrwert für die Nutzer/innen darstellt.

Die Personalsoftware HIS-SVA kommt in NRW bei der RUB und circa 14 weiteren Universitäten und Hochschulen zum Einsatz. Bei der Verarbeitung von Personaldaten in HIS-SVA werden entsprechende Mitteilungen an das LBV generiert. Diese Mitteilungen werden entweder in Papierform oder als 100-stelliger Datensatz digital an das LBV versendet. Dort werden sie über eigene Scan-Verfahren für die Eingabe und weitere Verarbeitung aufbereitet. Diese aufwendige und fehleranfällige Vorgehensweise wird durch ein elektronisches Übergabeverfahren ersetzt, das derzeit seitens des LBV entwickelt und zur Verfügung gestellt wird.
Ziel des Projekts ist, im Rahmen dieses Verfahrens abrechnungsrelevante Personaldaten aus HIS-SVA medienbruchfrei elektronisch an das LBV-NRW zu übermitteln. Das Projekt umfasst zunächst die Eingabe und Verarbeitung der Daten, die im Prozess "Einstellung der Studentischen Hilfskräfte" eingegeben und an das LBV weitergeleitet werden müssen, sowie die Annahme und Verarbeitung der Antwort-Daten des LBV nach Übernahme in das vom LBV genutzte Abrechnungsverfahren NRWave.
Die Schnittstelle soll für weitere Änderungsmitteilungen möglichst einfach erweiterbar sein, d.h. weitere LBV-relevante Daten aus anderen Personalverarbeitungsprozessen können ohne größere Software-Anpassungen verarbeitet werden. Die Schnittstelle wird allen Universitäten und Hochschulen des Landes NRW zur Verfügung stehen, die HIS-SVA lizenziert haben.